今回は一時記録と永久記録の使い分けをしたほうがいい理由と、その方法を解説していこうと思います。でも、その前に一時記録も永久記録も両方筆者の造語ですので、それぞれどんな意味かから説明していきますね。

一時記録と永久記録って何？

ここでいう一時記録とは、メモのように自分にしかわからないようなものでもかまわない、長期間保存することを考慮していない記録方法のことです。
反対に永久記録とは、他人が読んでもわかるようになっていて、長期間保存することも考慮している記録のことです。

私は恥ずかしながら少し前まで一時記録と永久記録のことを意識できていませんでした。
こうして多くの人の目につくような文章を書くときには読者を意識して書いていましたし、自分しか見ないであろうメモでは問いかけるような表現を用いないで書いていましたから、一時記録と永久記録の使い分けを全くしてなかったわけではないんですけどね。

それでも、自分は一時記録と永久記録の使い分けが出来ていなかったと今は実感しています。
あなたはなにかを書くときにこの２つを意識して使い分けているでしょうか？
少し自分のことを振り返ってみてからこの続きを読んでみてください。

一時記録のメリット

一時記録のメリットは時間がかからない点です。

毎回丁寧に誰が見てもわかる整理された記録方法をとっていては 時間がかかってしまいます。
このことはあなたもわかると思います。

特にすぐに使う情報を一時的に保存しておくためという目的では必要最低限のことだけを記録しておき、情報を使用したら破棄するということをすればいいでしょう。

例えば何か食材を買いに行くときに買うべきものをメモしてから買い物に行くとします。
この時に「11月11日スーパーでポッキーを10箱とプリッツを5箱とトッポを3箱買いに行きます。」なんてメモをしていても時間の無駄です。
この場合は「ポッキー10、プリッツ5、トッポ3」とだけメモをしていれば十分です。
後で見返すわけではないので買い終えたら不要な情報として捨てる一時的な記録です。

他の例を挙げると、
学生時代に計算用紙で行ったひっ算などもこれにあたります。
いつか見直す日が来るわけでも、誰かが採点するわけでもないので必要な計算が終わればゴミ箱行きです。

このように、「手間がかからない、素早くできる」が一時記録のメリットです。

永久記録のメリット

永久記録のメリットは誰かに見せられること、後で見ても内容がわかることです。

誰かに何かを伝える時に資料として渡すことが出来るし、完全に内容を忘れてしまっていても見返せば思い出すことが出来ます。

例を挙げるならマニュアルや社内文書などでしょう。

一時記録と永久記録の使い分け

今回の記事で言いたいのはこれまで説明してきた一時記録と永久記録を上手く使い分けすることです。中でも主に永久記録の使い方です。

「そんなことやってるよ」という声が聞こえてきそうですが、本当にできてますか？？

出来ていたら次のようなことにはならないはずです。
・どこに資料があるかわからない
・書いてあることを理解する（思い出す）のに時間がかかる
・必要な情報、資料がなくて困る

これらのことを頻繁に感じる人は一時記録と永久記録との使い分けができておらず、 特に永久記録がしっかりとできていません。
また、本来は永久記録にすべきなのにそれを一時記録で済ませてしまっていたり、記録を残していなかったりしています。

永久記録の取り方

まず、永久記録にすべきものは「あとで見返す、誰かに見せる」という目的を考えると、「どこにあるかわからない」というような状況にしてしまってはいけないのです。

永久記録はどこに必要な情報があるのかを分かるように記録したものを整理をしておくという事はとても重要なのです。

例えば作製するフォルダを自分のルールに基づいて作製しておき、必要な情報がどこにあるのかを瞬時に取り出せるようにしておくなどの工夫ができるでしょう。

また、ファイルを開かないと中身がわからないとなるといちいちファイルを開いて確認する作業が必要となってしまいます。
これを毎回していては大きな手間となってしまいます。
そこでファイルの名前をわかりやすいものにしておく、あるいは内容が書いてある表を作製しておき一目でわかるようにしておくとよいでしょう。

また、書いてあることが思い出せないということが起こる場合は永久記録の書き方が良くありません。
例え自分しか見るつもりのないものであっても、数ヵ月後や数年後にも見返すかもしれないことであれば、他人に向けて書くつもりでないと理解できなくなってしまいます。

記録する際に5W1H、なかでもwho、what、howを意識して書いていくことで理解しやすいものとなるでしょう。

必要な情報が記録されていないという場合にはそもそも、「何を記録しておかないといけないのか」がわかっていないです。
何が必要なのかを吟味していないから「適当に必要そうなものを記録してみた」という状況に陥ってしまっているのでしょう。

これでは必要な情報が十分に記録されておらず、他のファイルを見る必要が出てしまったり、再度データを取り直したり作業をやり直したりする必要が出てしまったりしてしまいます。

これらのことを意識できていないと必要の無い作業を自分で増やしてしまい、非効率になってしまう事がわかるでしょう。

さて、ここで今一度あなた自身のことを考えてみてほしいのです。
本当に一時記録と永久記録を正しく使い分け出来ていますか？？

記録の取り方ひとつであなたの効率は劇的に変わるかもしれませんよ。